メールワイズとは？機能・料金・権限と移行時の確認点

メールワイズの用途

メールワイズは、サイボウズ株式会社が提供する、メール対応をチームで共有するためのサービスです。問い合わせごとの担当者・確認者・処理状況を管理し、過去のやり取りや社内コメントを参照できます。

代表アドレスに届いたメールを複数人で扱い、「誰が返信するか」「確認待ちはどれか」を整理したい業務が検討対象になります。電話・訪問の履歴を記録する機能もありますが、電話やチャットを自動で取り込むこととは区別して選びましょう。

メールごとに担当者や確認者、処理状況を設定できます。担当者が不在のときも、別の人が対応状況を追えるようにするための機能です。社内の確認事項はコメントに残し、顧客への返信と分けて扱えます。

返信テンプレート、メールの振り分け、顧客情報と対応履歴の共有などが用意されています。テンプレートを使う場合も、注文内容や個別の事情に合わせて文章を調整する運用が必要です。

2026年10月23日に確認した公式料金表では、クラウド版は次の2コースです。金額はすべて税抜で、どちらも5ユーザーからの契約です。

コースを選ぶ際は、人数だけでなく、メールの管理単位を部署ごとに分けるかも判断材料になります。ストレージはユーザー数に応じた容量で、ディスク増設などの有料オプションは基本料金とは別です。

公式には30日間の無料お試しが案内されています。試用中に使える機能と、契約予定のコースで使う範囲を対応させて検討しましょう。

公式マニュアルでは、メールアプリケーション単位で閲覧・編集・削除・送信・ファイル出力の権限を設定できます。「メールアプリケーション」は、メールを管理するまとまりです。メールアドレスの登録数とは別の単位で、利用できる数はコースによって異なります。

メールをフォルダに分けることと、別部署の人から見えなくすることは同じではありません。たとえば総務と顧客窓口を分けたい場合は、誰が閲覧・返信・出力できるかを、管理単位とコースに合わせて整理します。

初期状態では全ユーザーにすべてのアクセス権が与えられます。利用開始時に、顧客情報を扱う担当者と管理者の権限を設定することが大切です。

メールのCSV出力では、件名、本文、担当者、状況、コメント、返信メールの本文、添付ファイル名などを選べます。出力する項目や期間、送受信の対象を指定します。出力権限がなければ利用できません。

CSVにある「添付ファイル名」は、ファイル本体ではありません。添付を移行先でも開きたい場合は、画像や書類の本体と、どのメールに付いていたかの対応関係も必要です。

公式ヘルプには、メール詳細から添付を保存する方法と、そのメールに付いた複数の添付をまとめて保存する方法があります。全履歴の添付を一括で取り出せるという説明ではありません。また、送信した添付を保存しない設定の場合、送信済みメールの添付はダウンロードできません。

メールワイズから出力したメールCSVを、メールワイズへ再取り込みすることはできません。CSVを保存しただけで元の状態に復元できるとは考えず、移行先が受け取れる形式、日時、返信のまとまり、添付の紐付けを代表例で照合しましょう。

いつもの業務に近いメールで、受付から担当決定、社内確認、返信、完了までを試すと、運用の違いが分かります。特に次の点を整理します。

複数の窓口をまとめたい場合や、他製品への移行も考える場合は、メールワイズ・Re:lation・Zendeskを選ぶ判断ガイドで同じ条件を比較できます。Zendeskへの乗り換えでは、データ移行支援もご案内しています。